Política de Retenção de Dados — EhTalk Corporate

Creditall — ehtalk.creditall.com.br

Versão: 1.0 Data de vigência: 01 de julho de 2026 Última atualização: 29 de junho de 2026

1. PRINCÍPIOS

A Creditall adota princípios de mínimo necessário e precisão para dados pessoais:

• ✅Coletamos apenas dados necessários
• ✅Mantemos apenas pelo tempo necessário
• ✅Deletamos quando não são mais necessários
• ✅Descartamos de forma segura (não recuperável)
• ✅Mantemos backup por conformidade legal (quando aplicável)

2. TABELA GERAL DE RETENÇÃO

3. DETALHAMENTO POR TIPO

3.1 Conversas de Atendimento

Armazenamento em Hot Storage (90 dias)

O que é: Conversa está em banco de dados operacional, acessível rapidamente.

Quando começa: Momento em que conversa é encerrada.

Quando termina: 90 dias após encerramento.

O que é feito:

• •Conversa permanece visível na Plataforma
• •Pode ser pesquisada/consultada
• •Aparece em relatórios
• •Contribui para análise de padrões (Sistema Especialista)

Exceção: Se houver disputa (cliente reclama, contestação, processo), a conversa é marcada e não é deletada.

Armazenamento em Archive (3 anos)

O que é: Conversa movida para backup, não acessível normalmente.

Quando começa: Após 90 dias em hot storage (se sem disputa).

Quando termina: 3 anos após encerramento original.

O que é feito:

• •Removida de buscas operacionais
• •Deletada de relatórios de uso
• •Mantida apenas para conformidade legal
• •Recuperável apenas por auditoria ou ordem judicial

Exceção: Se disputa surge durante arquivo, conversa volta a hot storage até resolução.

Destruição Final

Quando: Após 3 anos em archive (4 anos total desde encerramento).

Como:

• •Limpeza segura (sobrescrita múltipla)
• •Não recuperável mesmo com forensics
• •Backup de backup também deletado

Confirmação: Relatório de destruição enviado a Contabilidade.

3.2 Dados Sensíveis

Coleta

Dados sensíveis não devem ser coletados. Mas se forem enviados:

• •Não devem ser retidos além do necessário
• •Devem ser mascarados sempre (ex: CPF: ***.***.**-**)
• •Devem ser isolados em campo especial

Armazenamento Mínimo

Destruição

Automática após prazo:

• •Overwrite irrecuperável (AES-256)
• •Sem backup (não mantido)
• •Confirmação de destruição em log

Direito do titular: Pode solicitar destruição imediata (LGPD art. 18).

3.3 Dados de Identidade (Perfil de Usuário)

Enquanto Ativo

Mantemos:

• •Nome
• •E-mail
• •Telefone/WhatsApp
• •Foto de perfil (se fornecida)
• •Data de criação da conta

Retenção: Indefinida (enquanto conta ativa).

Após Inatividade

Se usuário não acessa por 12 meses:

1. Mês 13: E-mail de notificação ("Sua conta será deletada")
2. Mês 14: Backup do perfil (você pode fazer download)
3. Mês 15: Deleção da conta (30 dias após 1º aviso)

Exceto: Se usuário logar durante período, contador reseta.

Após Deleção de Conta

• •Perfil deletado imediatamente
• •Conversas mantidas conforme tabela (90 dias hot + 3 anos archive)
• •Anonimização: Nome → "Usuário Deletado [ID]"
• •Permissão de acesso histórico se titular solicitar (LGPD)

3.4 Logs de Acesso & Auditoria

Coleta

Registramos toda vez que:

• •Usuário faz login
• •Usuário acessa conversa
• •Usuário envia mensagem
• •Administrador faz mudança de configuração

Informações: Timestamp, IP, usuário, ação, resultado.

Retenção Hot (90 dias)

Logs estão em banco operacional:

• •Usados para investigação de incidentes
• •Usados para relatórios de segurança
• •Acessíveis por TI

Retenção Archive (90-365 dias)

Após 90 dias:

• •Movidos para backup
• •Não mais acessíveis em operação normal
• •Apenas para auditoria externa (ANPD, etc.)

Destruição (Após 1 ano)

Deletados permanentemente:

• •Sem exceções
• •Overwrite seguro
• •Confirmação em relatório

Relatórios de auditoria podem ser mantidos indefinidamente (agregados, sem dados pessoais).

3.5 Metadados (Sem Conteúdo)

O Que São

Informações estruturais sobre conversas, sem conteúdo de mensagens:

• •Participantes (lista de usuários)
• •Horário de abertura/fechamento
• •Número de mensagens
• •Status (lido/entregue)
• •Duração da conversa

Retenção

Mesmo prazo que conversas:

• •90 dias em hot storage
• •3 anos em archive
• •Destruição automática após

Uso Permitido

• •Análise agregada (quantas conversas, volume/dia)
• •Treinamento de Sistema Especialista (padrões, não pessoas)
• •Relatórios estatísticos
• •Auditoria (quantas conversas por usuário)

Anonimização

Metadados podem ser anonimizados para:

• •Remover informações de identificação pessoal
• •Manter "conversa [ID]" em vez de nomes
• •Agregação por departamento em vez de pessoa

3.6 Mídia (Áudio, Imagem)

Coleta

Quando usuário envia:

• •Foto
• •Gravação de áudio
• •Documento (PDF, etc.)

Armazenamento

Junto à conversa:

• •Criptografado em repouso (AES-256)
• •Criptografado em trânsito (TLS)
• •Acessível apenas na conversa correspondente

Retenção

Mesmo prazo que conversa:

• •90 dias em hot storage
• •3 anos em archive
• •Deletado após 3 anos

Exceção: Se usuário solicitar deleção especificamente (antes dos 90 dias), midía é deletada imediatamente (conversa permanece).

Limite de Tamanho

• •Máximo 10 MB por arquivo
• •Máximo 100 MB por conversa/dia
• •Acima disso: Rejeição com aviso ao usuário

3.7 Backups de Segurança

Frequência

• •Diariamente: Backup completo (02h da manhã)
• •A cada 6 horas: Backup incremental
• •A cada 1 hora: Snapshot para contingência

Retenção de Backup

Destruição de Backup

Automática conforme prazo:

• •Backups antigos substituem os novos (rotação)
• •Não há acesso manual a backups (apenas sistema)
• •Fim da retenção = destruição imediata

Recuperação de Backup

Se você solicita recuperação de dado deletado:

1. TI verifica em backup mais recente
2. Se disponível (dentro de 90 dias), recupera
3. Se fora do prazo, informa indisponibilidade
4. Recuperação leva 2-3 dias úteis

3.8 Cookies & Sessão

Tipos de Cookies

Armazenamento

• •Local no navegador (não em servidor)
• •Criptografado
• •Não contêm dados pessoais

Deleção

• •Ao fazer logout: session_id, security cookies deletados automaticamente
• •Ao limpar cache do navegador: Todos deletados
• •Após 30 dias de inatividade: remember_me token expira
• •Não há opção de deletar cookies antigos (você controla via navegador)

4. RETENÇÃO POR SOLICITAÇÃO DO TITULAR (LGPD)

4.1 Direito à Exclusão

O titular pode solicitar deletar dados a qualquer momento:

E-mail para: contato@creditall.com.br
Assunto: "LGPD: Solicito exclusão dos meus dados"
Informar: Nome, CPF, e-mail
Prazo de resposta: 15 dias úteis
Prazo de execução: 30 dias após aprovação

4.2 Limitações à Exclusão

A Creditall pode negar exclusão se:

Transparência: A Creditall informará o motivo se negar.

4.3 Execução de Exclusão

Se aprovada:

1. Anonimização imediata: Nome → "Usuário [ID]"
2. Dados sensíveis: Deletados em 24h
3. Conversa: Mantida anonimizada (estrutura legal)
4. Confirmação: E-mail informando conclusão

5. CONFORMIDADE COM LGPD

5.1 Base Legal para Retenção

Retenção está respaldada em:

5.2 Direitos do Titular

Você pode:

• •✅ Acessar seus dados (art. 18, I)
• •✅ Corrigir dados incorretos (art. 18, II)
• •✅ Excluir dados (art. 18, IV) — com limitações
• •✅ Portabilidade de dados (art. 18, V) — em 15 dias
• •✅ Oposição a processamento (art. 18, VI)
• •✅ Não ser submetido a decisão automatizada (art. 20)

Como exercer: [contato@creditall.com.br]

5.3 Notificação de Vazamento

Se houver vazamento de dados:

1. Descoberta: TI identifica incidente
2. Notificação (dentro de 3 dias úteis):

• •ANPD é notificada
• •Titulares afetados recebem e-mail
• •Detalhes do incidente, dados afetados, medidas tomadas

1. Remediação: Creditall implementa correção
2. Relatório: 30 dias após incidente

6. DOCUMENTAÇÃO & AUDITORIA

6.1 Registro de Processamento

A Creditall mantém registro documentado de:

• •Tipos de dados coletados
• •Finalidade de coleta
• •Base legal
• •Prazos de retenção
• •Procedimento de deleção
• •Incidentes

Acesso: Disponível para ANPD sob solicitação.

6.2 Auditoria Interna

A Creditall realiza:

• •Trimestral: Verificar se deletar está ocorrendo conforme tabela
• •Semestral: Testar backup e recuperação
• •Anual: Auditoria externa de conformidade LGPD

Relatório anual é compartilhado com Contabilidade/Compliance.

6.3 Testes de Conformidade

• •Data de teste: 1º de cada trimestre
• •Verificado: Quantos registros foram deletados conforme cronograma
• •Alertas: Se deleção está atrasada, investigação
• •Correção: Aceleração de deleção se houver atraso

7. MUDANÇAS FUTURAS

Se a Creditall mudar prazos de retenção:

• •Será notificado por e-mail (30 dias antes)
• •Mudança só se AUMENTAR proteção (ex: 90 dias → 120 dias)
• •Se REDUZIR retenção (ex: 90 dias → 60 dias), é automático

8. CONTATO & DÚVIDAS

Encarregado de Dados (DPO): [Nome — Contato] E-mail: contato@creditall.com.br Telefone: [número]

Dúvidas sobre retenção ou deleção → Contacte a Creditall.

Esta política é válida a partir de 01 de julho de 2026.

Próxima revisão: 30 de junho de 2027.